Fases de un Proyecto:
La gestión de proyectos es similar a embarcarse en un viaje. Cada proyecto comienza como una idea, una visión o un problema que necesita ser resuelto. Sin embargo, convertir esa visión en realidad requiere un mapa bien estructurado, y aquí es donde entra en juego el proceso de gestión de proyectos.
Es la brújula que guía a través del laberinto de tareas, desafíos e incertidumbres, asegurando que el proyecto alcance su destino con éxito.
En este artículo, exploraremos cada fase, desde la iniciación hasta el cierre, para obtener una comprensión completa del viaje desde la concepción hasta el éxito del proyecto.
Denominamos como Proyecto, una serie de tareas a realizar para convertir una idea abstracta en un producto funcional.
Gestionar un proyecto, independientemente de su tamaño y alcance, es siempre un reto profesional a todo el equipo que toma participación en el mismo.
La planificación de cada detalle, la adaptación del mismo a cada situación de cambio, mantener la calidad esperada, que los clientes queden satisfechos y la entrega en el plazo de tiempo dado, son un ejemplo de todos los aspectos que entran en la Gestión del Proyecto.
Actualmente, los Proyectos se dividen en sub-etapas, cada una con sus propios objetivos y entregables, haciendo así más fácil la gestión del proyecto y la calidad del resultado.
El ciclo de gestión de proyectos se divide en 5 fases principales:
- Inicio,
- Planificación,
- Ejecución,
- Monitorización y
- Cierre
Fase 1: Inicio del proyecto
La fase de iniciación es la primera etapa para transformar una idea abstracta en un objetivo significativo. En esta etapa, se necesita desarrollar una idea de negocio y definir el proyecto a nivel amplio.
Mientras que una meta bien clara del proyecto se estabiliza en esta etapa, no localizamos aún los detalles técnicos que sucederán durante la fase de planificación.
En el inicio del Proyecto se genera un documento importante que contiene detalles como:
- las limitaciones,
- objetivos,
- designación del gerente del proyecto,
- presupuesto,
- plazo esperado y
- otros factores clave.
Usando un ejemplo práctico:
Un fabricante de coches que se propone introducir el desarrollo de una solución relacionada con la durabilidad de partes y piezas de los vehículos.
En esta etapa, solamente se comprende la etapa del diseño. Sólo estaría por "seguro" que dicho desarrollo será realizado dentro de un determinado plazo de tiempo y con el presupuesto económico establecido.
Una vez establecidos los objetivos y el alcance del proyecto, se identifica a los participantes clave:
– las personas involucradas en el proyecto, los miembros del equipo -
Todo llega a buen término si hay un equipo de profesionales que lo hacen posible.
Para esto es habitual crear un Registro de Perfiles Profesionales con la definición de sus roles, funciones, soft skills, experiencias profesionales, costos de remuneración, opciones de comunicación, gestión de talentos y sectores de influencia.
Fase 2: Planificación del proyecto
En la fase de planificación se establece la hoja de ruta del proyecto. Excepto en aquellos Proyectos con un enfoque Agile, esta segunda fase de la gestión de proyectos es destinada para emplear en ella casi la mitad del tiempo total del proyecto.
En esta fase, las tareas principales son:
- identificar los requisitos técnicos,
- desarrollar un calendario detallado del proyecto,
- crear un plan de comunicación y
- establecer metas / entregables.
Hay varios métodos para establecer las metas del proyecto, por ejemplo el método SMART que es uno de los más populares.
Metas SMART
El criterio SMART garantiza que las metas que se establecen para el proyecto sean analizadas críticamente. Con este método se reduce el riesgo y permite a los gerentes de proyectos trazarse metas claras y alcanzables. Las siglas SMART significan: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely.
Durante la fase de planificación, se define el alcance del proyecto. Es posible que se generen modificaciones en el alcance del proyecto, pero el ya gerente de proyecto, debe aprobar dichos cambios.
Los gerentes de proyectos también desarrollan una estructura de desglose de tareas, lo cual permite una visual clara acerca de todo el proceso del proyecto.
Un calendario detallado del proyecto, también conocido como planning o schedule, es otro elemento importante de la fase de planificación. Utilizando dicho calendario, los gerentes pueden desarrollar un plan de comunicación con las partes interesadas.
En la fase de planificación, también se orienta hacia la mitigación de riesgos. El gerente del proyecto es el responsable de extrapolar datos de proyectos anteriores para identificar posibles riesgos de gestión y desarrollar una estrategia para minimizarlos.
Los gerentes de proyectos, deben estar preparados para incorporar un plan de cambios en el proyecto para disipar posibles obstáculos que repercutan en retrasos del proyecto.
Un plan de gestión de cambios efectiva, evitará la expansión desproporcionada del alcance del Proyecto, lo cual causaría problemas significativos para el equipo del proyecto en las etapas posteriores.
Fase 3: Ejecución del proyecto
La fase de ejecución es donde el equipo realiza lo que podemos llamar "trabajo real".
El gerente de proyectos, establece flujos de trabajo eficientes y métodos de monitorización del progreso de su equipo. Otra responsabilidad del gerente durante esta etapa es liderar un entorno de máxima colaboración efectiva, entre todas las partes participativas del proyecto.
De forma cada vez más habitual, se emplean herramientas informáticas de colaboración de proyectos, que facilitan la tarea de mantener la idea central de equipo, y mejorarán la eficiencia y la productividad de todos sus miembros.
Fase 4: Monitorización. Supervisión.
La fase de supervisión le permite al Gerente de Proyecto mantener el curso de lo planificado e intervenir en caso necesario ante desvíos de la hoja de ruta.
En esta fase se recopilan datos, para realizar el seguimiento del progreso con respecto al plan original y, a continuación, comparar las tareas completadas, el presupuesto económico de los costos incurridos y las fechas de finalización con el plan original.
Las desviaciones de lo planificado, son objetos de análisis y la propuesta de ajustes para acercar nuevamente el resultado a su original planteado, sin comprometer la calidad del Proyecto al terminar.
Algunas tareas habituales para lograr los objetivos de esta fase son:
- Revisar las horas empleadas para cada tarea dentro del Proyecto
- Evaluar los gastos incurridos en recursos, subcontratas, equipos, etc.
- Revisar los entregables y asegurar que cumplen con los criterios de calidad.
Fase 5: Cierre del proyecto
Esta es la última fase del proceso de gestión de proyectos. La fase de cierre indica el final del proyecto después de la entrega final.
El último paso de esta fase es revisar todo el proyecto completando un informe detallado que cubra todos los aspectos. Así como la distribución ordenada y precisa de toda la documentación requerida.
Terminar toda la documentación necesaria, también es responsabilidad del gerente del proyecto.
La mayoría de las equipos celebran una reunión reflexiva después de la conclusión del proyecto para contemplar sus logros y fracasos durante el mismo. Es un método efectivo para garantizar la mejora continua dentro de la empresa y conseguir mejor productividad del equipo en el futuro.
Bibliografía: Eng, Ahmed Shakir PhD study, Angilia Ruskin University London city, England
Rojas-Meluk. (2006). Project initiation and measurement: laying the foundation for better projects. In Rojas-Meluk. Latin America, Santiago, Chile.:
Tirth Zaveri, M. P. (n.d.). Challenges in Project Initiation. Dec.2022: School of Technology, Pandit Deendayal Energy University, India.
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